L'archivage électronique c'est quoi ?
L'archivage électronique consiste à identifier, classer et conserver des informations sur un support adapté et sécurisé en vue de leur consultation ultérieure. Cette conservation est réalisée pour une durée déterminée, en fonction des obligations légales ou des besoins d'information de l'entreprise.
Les enjeux d'un système d'archivage électronique
Les enjeux de l’archivage électronique sont multiples et concernent plusieurs dimensions :
Juridiques et réglementaires
Chaque entreprise doit être en conformité par rapport aux exigences légales et règlementaires spécifiques à son secteur d’activité. Elle doit s’assurer que le Système d’Archivage Électronique (SAE) lui permet de retrouver facilement les documents et que ces derniers sont archivés de façon à préserver leur valeur probante.
Organisationnels et financiers
Le rôle d’un SAE est d’optimiser la gestion des documents tout au long de leur cycle de vie. Il doit sécuriser l’information en s’appuyant sur des référentiels et des bonnes pratiques, le tout à des coûts acceptables.
Stratégiques
Le but d’un système d’archivage est de créer de la valeur ajoutée pour une entreprise en lui permettant d’exploiter son archive facilement tout en respectant les droits d’accès définis au préalable. Avant l’implémentation d’un SAE, il est essentiel de bien choisir les documents et données numériques à archiver afin de limiter la redondance, les données périmées ou inutiles.
Techniques
Compte tenu de la complexité de mise en œuvre d’une plateforme d’archivage électronique, il peut être judicieux d’avoir recours à un tiers. D’où l’importance de bien choisir son fournisseur et son SAE. Un des prérequis est la capacité d’adaptation ou d’évolution du système.
Scientifiques et historiques
Organiser la conservation du capital immatériel de toute organisation peut représenter une lourde tâche mais néanmoins de plus en plus indispensable.
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Pour en savoir plus sur l'archivage électronique, ses avantages et inconvénients, en quoi il représente un vecteur de performance pour les entreprises et comment bien choisir sa solution d'archivage électronique.
En soumettant ce formulaire, vous déclarez avoir pris connaissance et accepté à la fois la politique de confidentialité LuxTrust et les conditions générales de ventes de LuxTrust.
Comment bien choisir sa solution d'archivage électronique ?
Le choix d'une solution d'archivage électronique doit être effectué avec soin, en tenant compte des besoins spécifiques de l'entreprise. D’autant plus qu’il existe de nombreuses solutions d'archivage électronique sur le marché.
Pour choisir la solution la plus adaptée, il convient de se poser a minima les questions suivantes :
• Quels sont les types de documents à archiver ?
• Quelles sont les durées de conservation à prévoir ?
• Quelle est la volumétrie des documents à archiver et la capacité de stockage correspondante ?
• Quel est le niveau de sécurité et de confidentialité requis ?
• Quels sont les besoins de consultation et partage de documents ?
• Quels sont les coûts d'installation et d'exploitation de la solution ?
• Quelle expérience utilisateur ?
Il est important de choisir une solution fiable, offrant une sécurité optimale et répondant aux normes en vigueur.
Pour cela on s’orientera plus raisonnablement vers un prestataire de service de confiance plutôt que d’essayer de le faire en interne. Par contre, il est absolument essentiel que le prestataire propose une fonctionnalité de réversibilité avec ses conditions de mise en œuvre tant techniques que financières.
Le prestataire doit être en mesure de garantir la sécurité et la confidentialité des données, ainsi que la disponibilité du service en cas de sinistre et ce, quoiqu’il arrive. En ce sens, la certification ETSI 319-401 présente un avantage particulier : elle protège les clients grâce à l’exigence faite d’un plan d’arrêt d’activité destiné à prévoir la ou les procédures à actionner en cas d’arrêt d’activité.
Ainsi, les clients peuvent garder l’accès aux données, quelles que soient les raisons de cet arrêt.
Pourquoi choisir le système d'archivage électronique LuxTrust ?
Une solution d'archivage électronique bien choisie peut aider votre entreprise à gérer efficacement ses documents, à réduire ses coûts et à améliorer sa productivité. Si vous n'avez pas encore envisagé l'archivage électronique pour votre entreprise, il est peut-être temps de le faire. Ou si vous utilisez déjà la signature électronique avez-vous pensé à l’archivage des documents signés ?
Si vous souhaitez en savoir plus sur l’archivage électronique ou nos autres services de confiance nécessaires pour gérer le cycle de vie de vos documents numériques, vous pouvez nous contacter par email : [email protected].
Comment garantir la sécurité des documents archivés ?
Pour assurer la sécurité des ressources matérielles et logicielles d'une organisation, il est crucial de maîtriser plusieurs enjeux :
Disponibilité
La disponibilité correspond à la propriété d'accessibilité des éléments essentiels au moment voulu par les utilisateurs autorisés.
Intégrité
L'intégrité, quant à elle, correspond à la propriété d'exactitude et de complétude des éléments essentiels.
Confidentialité
La confidentialité renvoie à la propriété des éléments essentiels d'être accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés, ce qui concerne le nombre ou les catégories de personnes autorisées à y accéder.
Preuve
Enfin, la preuve consiste à garantir l'impossibilité de réfuter l'émission ou la réception d'une information avec possibilité d'audit des résultats fournis.
Ces quatre critères représentent les fondamentaux de la sécurité pour assurer la continuité de la communication et de la diffusion des informations confidentielles. En fonction de l'importance d'une information, selon chaque critère, des mesures différentes seront mises en place pour assurer sa sécurité. Il est important de choisir les critères les plus importants en fonction des besoins des utilisateurs.
Découvrez nos valeurs
Les certifications acquises par un fournisseur de SAE sont un bon critère de sélection.
Elles représentent aussi des garanties de crédibilité, de professionnalisme et de sécurité.
Nous donnons ci-dessous une liste (non-exhaustive) des principales normes et certifications concernant l’archivage électronique et de façon plus large la gestion de l’information :
- Normes de gouvernance des processus : ISO 30300 ou ISO 30301
- Normes de gestion des processus : ISO 15489, ISO 14 721, ISO 20652, ISO/CEI 27001, NF ISO 11799, NF Z 40-350, FD Z42-017, ISO 14641-1 (NF 42-013, certification NF461), MoReq 2010, ISO 16175, ISO 23081, METS, PREMIS, SEDA, NF Z42-020 (certification NF203), NF Z42-026
- Autres normes européennes: TS 101 533-1 - V1.3.1, ETSI SR 019 510 V1.1.1
- Autres certifications et conformités: HDS, eIDAS, RGPD
Les entreprises qui souhaitent se conformer à ces normes et réglementations doivent comprendre les exigences spécifiques de chaque norme et élaborer une stratégie d'archivage électronique efficace en conséquence. D’où l’importance de se faire accompagner par des experts pour s’assurer d’une conformité à tous ces règlements.
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